De TRAX-aanpak.

Het proces dat in een procedure beschreven staat, is bijna nooit precies het proces zoals het in de praktijk verloopt.

Daarom beginnen we bij de mensen die het werk doen.

We willen begrijpen hoe een taak verloopt: wat de taak in gang zet, welke informatie wordt gebruikt, welke beslissingen worden genomen, welke controles worden uitgevoerd, welke uitzonderingen opduiken en welke afwegingen nergens op papier staan.

Eén handeling kan op papier eenvoudig lijken, terwijl er in werkelijkheid meerdere mensen, bestanden en systemen bij komen kijken, en heel wat menselijk oordeelsvermogen.

Juist in dat verschil tussen het beschreven proces en het echte werk ligt vaak de kans.

Daarna kijken we naar wat de systemen hebben vastgelegd.

Welke gegevens bestaan er? Waar worden ze bewaard? Welke systemen spelen een rol? Hoe stroomt de informatie door? Waar wordt de informatiestroom onderbroken, waar ontstaan duplicaten, waar moet iets opnieuw worden ingevoerd en waar is een goedkeuring nodig?

De systemen kunnen een ander verhaal vertellen dan de mensen.

Informatie kan in een ERP staan en toch systematisch in een spreadsheet worden gecontroleerd. Gegevens kunnen officieel beschikbaar zijn en toch onbruikbaar blijven, omdat ze eerst handmatig bewerkt moeten worden. Een proces kan geautomatiseerd lijken, terwijl er op verschillende momenten iemand moet ingrijpen om het draaiende te houden.

Door die realiteit te begrijpen, kunnen we bouwen rond wat al bestaat, in plaats van het bedrijf te vragen het te vervangen.

Communicatietools zijn een andere bron van input: e-mails, WhatsApp, Slack, berichten, meldingen, bijlagen enzovoort. Via die kanalen komen informatie, vragen, beslissingen, instructies en soms signalen het werk binnen, zonder dat ze gestructureerd in de systemen van het bedrijf terechtkomen.

Door die drie dimensies te combineren, begrijpen we wat er moet veranderen en waar intelligentie moet worden ingezet.

Daarna is het onze taak om het systeem te bouwen dat bij die realiteit past, zonder het bedrijf te vragen iets te worden wat het niet is.