Notre approche.

Le processus décrit dans une procédure n’est presque jamais exactement celui qui existe dans la réalité.

Nous commençons donc par les personnes qui font le travail.

Nous cherchons à comprendre comment une tâche se déroule, ce qui déclenche l’action, les informations utilisées, les décisions prises, les vérifications effectuées, les exceptions rencontrées et les arbitrages qui ne sont écrits nulle part.

Une même opération peut sembler simple sur le papier et mobiliser en réalité plusieurs personnes, plusieurs fichiers, plusieurs systèmes et une quantité importante de jugement humain.

C’est souvent dans cet écart entre le processus décrit et le travail réel que se trouve l’opportunité.

Nous regardons ensuite ce que les systèmes ont enregistré.

Quelles données existent ? Où sont-elles stockées ? Quels systèmes interviennent ? Comment les informations circulent-elles ? Où sont les ruptures, les doublons, les ressaisies ou les validations ?

Le système peut raconter une histoire différente de celle des personnes.

Une information peut exister dans un ERP mais être systématiquement vérifiée dans un tableur. Une donnée peut être officiellement disponible mais rester inutilisable parce qu’elle doit être retraitée manuellement. Un processus peut sembler automatisé alors qu’une personne intervient à plusieurs étapes pour le faire fonctionner.

Comprendre cette réalité permet de construire au-dessus de l’existant plutôt que de demander à l’entreprise de le remplacer.

Les outils de communication constituent une autre source d’inputs : emails, WhatsApp, Slack, messages, notifications, pièces jointes, etc. Ils font entrer dans le travail des informations, des demandes, des décisions, des instructions et parfois des signaux qui ne sont pas structurés dans les systèmes de l’entreprise.

La combinaison de ces trois dimensions permet de comprendre ce qui doit changer et où l’intelligence doit intervenir.

Notre travail consiste ensuite à construire le système adapté à cette réalité, sans demander à l’entreprise de devenir différente.